Trabalhadores gastam 28% do tempo com e-mails

Onze horas por semana. Essa é a quantidade de tempo que gastamos gerenciando e organizando nossos e-mails, de acordo com um estudo da Microsoft Israel que também descobriu que 28% do tempo dos trabalhadores é gasto lendo e respondendo e-mails.

Em uma época em que os e-mails são apenas uma parte da inundação de comunicações, que também inclui grupos do WhatsApp, ferramentas de comunicação interna como Teams ou Slack, mídia social, videoconferência, chamadas e bate-papos, dificilmente os funcionários conseguem completar totalmente suas tarefas.

A pesquisa da Microsoft Israel revela que um funcionário recebe em média 620 e-mails por semana e leva cerca de um minuto de seu tempo respondendo, prejudicando a produtividade. “Fazemos muitas pesquisas sobre esse tipo de dados em um esforço para aumentar a produtividade dos trabalhadores”, disse o Dr. Tomer Simon, Diretor de Tecnologia Nacional da Microsoft Israel.

Os dados mostram que, ao final do dia, cerca de metade do tempo de um funcionário é gasto buscando informações e gerenciando os e-mails. Esse tempo também depende da maneira como as pessoas leem seus e-mails e do dispositivo no qual eles leem. Noventa por cento das pessoas leem e-mails em seus smartphones de manhã e à noite e usam seus computadores. A maioria (85%) dos e-mails é lida em smartphones, mas respondida no computador, o que significa que 75% são lidos novamente. Como decidimos quais ações tomar por e-mail e qual formato usar? Essa ação é chamada de “Triagem de e-mail” e se refere à tomada de decisões relacionadas à classificação inicial de e-mails, e nossas decisões dependem do tempo e esforço que precisamos investir para responder.

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Muitas questões precisam ser respondidas a partir desta pesquisa. Se os e-mails ocupam tanto tempo do funcionário e outros meios de comunicação nos permitem fazer mais ou menos as mesmas coisas, os e-mails estão funcionando? “Essa é uma questão que acompanha o setor há quase uma década, desde que as redes sociais começaram a ganhar força. Testemunhamos uma onda de mídia social organizacional que se desenvolveu em parte para mudar nossas comunicações de forma a reduzir o número de e-mails. Sempre falamos sobre redução e não substituição, e estamos realmente vendo isso, mas os e-mails não estão indo embora. A comunicação empresarial continua a ser feita através de e-mails e não há substituto para isso. Podemos mover algumas de nossas comunicações internas para plataformas de mídia social, mas é mais difícil fazer isso externamente. Agências governamentais ou outros setores regulamentados não podem mudar para a mídia social. Na verdade, a pesquisa sugere que houve uma redução de 10% no número de e-mails internos nos últimos anos, mas de uma perspectiva global é difícil medir essa redução em relação ao aumento no número de usuários”, explica Simon.