Organização do escritório

Por Adolfo Berger

Como combinamos, hoje quero dividir com vocês experiências e dicas para termos nosso “home office” ou nosso escritório (pelo menos a parte que nos cabe) organizados.

Vamos começar do início por uma questão de princípios.

Que tal começarmos traçando um plano?

Primeiro defina seu objetivo. Funcionalidade, conforto, leveza, apenas organizar a bagunça…

Como sempre falamos, tornar um ambiente organizado (físico ou digital) requer calma e paciência. Nada acontece de uma vez. No nosso tema de hoje, comece pela sua área de trabalho ou, apenas, pela sua mesa.

Comece fazendo a seleção do que entende que precisa, utiliza ou necessita ter à mão.

Pratique o desapego. Isso, com certeza, você já leu muito nestas nossas conversas. A seleção e o desapego são os primeiros passos para qualquer organização. É neste ponto inicial que você define o que deve ou não ser mantido. Seja na organização do escritório, do computador, da casa, da agenda, da nossa cabeça.

Não tente salvar tudo. A liberação de espaço com o que você não usa mais, propicia a utilização deste espaço com o que você entende que vai utilizar. Pelo menos naquele momento.

Isso é um processo contínuo e periódico.

Bora falar sobre os motivos de querermos nos organizar. Se a ideia for melhorar a aparência, reduzir o estresse, melhorar a produtividade, aumentar a eficiência ou sentir-se motivado, é sobre isso que vamos falar.

Melhorar a aparência: deixar seu escritório, ou sua área de trabalho, organizado, além de melhorar a aparência, o torna, para você e para os outros, mais profissional e convidativo.

Reduzir o estresse: disso eu tenho certeza que você entende. Basta se lembrar de quando você trabalhou ou frequentou algum escritório bagunçado. Eu pelo menos me lembro de vários que presenciei, desde pequeno. Numa situação destas é muito difícil se sentir relaxado, concentrado e produtivo. Tanto para quem trabalha quanto para quem frequenta. Seja você, seu empregado, seu amigo ou seu cliente.

Melhorar a produtividade: um escritório organizado é, consequentemente, mais produtivo. O ambiente proporciona um clima em que nós não temos a distração da bagunça. Desta forma a nossa capacidade de produção aumenta e não estressa.

Aumentar a eficiência: quando tudo está em seu lugar, fica mais fácil encontrar o que precisa e quando precisa, mais rapidamente. Ou seja, não perderá tempo procurando as coisas, informações e ferramentas, tornando seu trabalho mais eficiente e produtivo. Viu como os conceitos se encaixam?

Motivação: quando você trabalha em um ambiente organizado é mais fácil se concentrar em seu trabalho e ser mais produtivo. E, o que eu acho essencial, sentir-se motivado, todos os dias, a ir trabalhar.

Enfim, já conversamos sobre conceitos, objetivos, necessidades, disposição dos materiais, ambiente, que a manutenção é contínua para que não acumule desorganização e também falamos, e muito, sobre como isso tudo nos leva à eficiência e produtividade.

Portanto, não se deixe levar por ideias contrárias ao que nós estamos sempre conversando. Tenho a certeza que você se sente muito bem quando entra em um ambiente aconchegante e organizado. Seja seu ou de alguém.

IMPORTANTE: um ambiente organizado não é um ambiente sem vida, sem movimento, como muitos criticam. Um ambiente organizado é, por exemplo, o sapato estar jogado num canto do quarto. Desde que sempre no mesmo canto e na mesma disposição. Garanto que você deu um sorriso no canto da boca agora. Mas não esqueça: se tiver uma sapateira, tanto melhor.

No nosso escritório, você não precisa deixar todos os elementos que precisa para realizar as tarefas escondidos. Só não precisa deixar espalhados todos os elementos, de todas as tarefas o dia todo espalhados.

Foto: Eric Allix Rogers (Flickr)