Agenda e rotina

Por Adolfo Berger

Conforme combinamos, hoje vamos falar sobre como organizar sua agenda e melhorar a sua rotina.

Primeiramente, é importante você estar consciente que ter uma rotina não é um defeito. O importante é que ela não seja estressante e desorganizada.

“Eu não quero a rotina desleixada do estresse. O aqui e o agora repetidos em diferentes aquis e agoras”.

Há que se ter em mente que todo o processo na melhoria da sua organização visa o ganho de tempo e, consequentemente, a melhora na sua produtividade e qualidade de vida.

Espero que, com nossas conversas, todos consigam perceber que estes processos não são de uso exclusivo para as empresas e ambientes profissionais. Todos podem, e devem, ser adaptados e utilizados nas suas vidas pessoais também.

Muitas vezes as pessoas organizam suas agendas contando com todas as horas do dia como se fossem úteis, sem levar em consideração os imprevistos ou demandas que podem ocorrer ao longo do dia. O ideal é deixar metade do dia planejado e a outra metade aberta para tarefas que surgirem inesperadamente.

Se a segunda-feira for um dia cheio de reuniões ou de visitas aos fornecedores, por exemplo, a terça-feira deve ser um dia para ficar no escritório, pois você terá muitas tarefas pendentes do dia anterior. Se você não se organizar, terá que fazer horas extras para acompanhar a demanda.

Da mesma forma, é importante que a sua agenda pessoal, da semana ou do seu dia, esteja organizada de forma a prever situações não planejadas.

Se num dia você tem a sua academia, seu médico e um chá com a sua mãe, é importante que você deixe um espaço livre na sua agenda para, por exemplo, precisar pegar as crianças na escola mais cedo por conta da falta de algum professor. Caso este imprevisto não ocorra, se dê o prazer de usufruir de sua mãe por mais tempo. Tenho certeza que ambos vão amar esse momento.

Lembrando: os exemplos que escrevo neste espaço podem, e devem, ser adaptados à sua rotina e aos seus compromissos regulares ou não.

Não imagine que irá resolver tudo de uma vez só. Organize-se de acordo com a semana, lembrando de deixar espaços abertos para as questões que surgirem ao longo do caminho.

Um planejamento feito numa agenda tradicional ou digital é mais eficiente pois está registrado, fica mais fácil de lembrar. Você tem que ser realista e cuidar com carinho desse planejamento. A vantagem da agenda digital é que você pode alterar horários, dias e ações em dois movimentos e manter sua agenda organizada e “limpa”, sem os riscos e rabiscos que uma agenda tradicional exige. Porém, é melhor uma agenda física do que nenhuma.

Acreditem que muito do que faço, escrevo e falo originou-se em experiências pessoais. Sempre fui muito organizado, naturalmente. Quando resolvi organizar minhas contas de forma digital, fiquei pouco mais de um ano utilizando a organização tradicional e a digital até me sentir seguro e confiar no que estava fazendo. Hoje falo com orgulho que há mais de dez anos não tenho nenhuma conta (e seus respectivos comprovantes de pagamento) de forma física.

Pense naquela sua gaveta com muitas contas de luz, condomínio e tv a cabo vazia e, mesmo assim, você ter acesso a elas de forma rápida, limpa e organizada.

A capacidade do adulto aprender é proporcional a sua capacidade de reconhecer que erra e sua humildade para mudar.

Lembrem-se: isto serve para o seu local pessoal/doméstico, para a rotina e agenda das crianças e para o seu local profissional/empresarial.

Existe uma guerra interna para equilibrar o pessoal e o profissional, mas a mente não separa uma coisa da outra. O que não pode acontecer é deixar de aproveitar um momento na sua vida pessoal para mandar um e-mail profissional, que pode esperar até o dia seguinte, ou atrapalhar o seu expediente resolvendo problemas pessoais. A não ser que ocorra um imprevisto, esse tipo de atitude não pode ser a regra.

Quando você tiver que realizar uma atividade, é importante estar organizado e consciente dos pilares necessários que vai precisar, independente das ferramentas a serem utilizadas: concentração, disciplina, foco, tempo e espaço.

Resumindo tudo o que falamos hoje:

1. Use todos os recursos disponíveis para se organizar até achar o que te deixa mais confortável (agenda física, celular computador, “post-it”). Pode ser apenas um ou uma combinação.

2. Ordene as suas atividades por prioridades e/ou horários.

3. Na rua, ordene as tarefas pelo percurso e o tempo estimado para realizá-las.

“O segredo do seu futuro está escondido na sua rotina diária”. (Mike Murdock)